Bir firmada çalışanların performansı ne kadar yüksek olursa rekabet şansı o kadar artar. Çalışanların bireysel katkılarını değerlendirmek ve ölçmek ise bu rekabet şansını doğal olarak yükseltir. Teknolojinin nimetlerinden olan performans takip sistemi bu anlamda başarıya götüren yolda en iyi yardımcınız olabilir. Peki performans takip sistemi nedir, personel performans yönetimi nasıl yapılır ve bu konuda kriterler nasıl olmalıdır? Verimli bir üretim hedefleyenler için tüm detayları içeriğimizde ele aldık.
Performans takip sistemi kısaca; çalışanlarınızın performans düzeylerini anlık veya istenen periyotlarda ölçme imkânı tanıyan bir araçtır. Bir işletme ve organizasyondaki çalışanların yetkinliklerinin izlenmesi ve ölçülmesini sağlayan bir yazılımdır.
Sistematik bir yaklaşım olan bu takip sistemi, aynı zamanda çalışanları izleme sistemi veya yöntemi olarak da anılmaktadır. Bir kuruluşun misyonu, amaçları ve hedeflerini sahip olduğu kaynaklarla uyumlu hale getirdiği bir süreçtir. Dolayısıyla önceliklerin belirlenmesini sağlayan bir sistemdir.
Performans takip sistemi işletmelerde faaliyetleri verimli bir şekilde sürdürülebilmek için ast ve üstlerin ihtiyaç ve hedeflerine yönelik sürekli bilgi akışı sağlar. Ortak amaç doğrultusunda hedefler konusunda netlik sağlar. Üstelik elde edilen veriler doğrultusunda farklı yöntem ve mekanizmaların iş süreçlerini iyileştirebilmektedir. Bu sistem ile elde edilen veriler farklı düzey ve görevlerde çalışanlara rehberlik, eğitim, koçluk ve mentorluk sağlamaktadır.
Çalışan izleme sistemi sayesinde çalışanların yetkinlik, beceri ve bilgi boşlukları da belirlenir. Aynı zamanda çalışanlar ve ekipler arasındaki şikâyet ve çatışmalar azaltılabilmektedir. Böylelikle iş süreci sonuç itibariyle optimize edilebilir. Çünkü her çalışan birey işletmedeki rolünden net beklentiler içerisinde bulunur. Bu beklentiler ışığında performans standartlarını karşılamaya çabalamaktadır.
Performans takip sistemi, bir şirkette saygın personellere sahip olmak için önemli bir araçtır. Bu izleme sistemi, yöneticilerin tüm çalışanlarının performansla ilgili belgelerini kaydetmek ve saklamak için ortak bir platforma sahip olmalarını sağlar. Çalışanların nasıl çalıştığını ölçmek, iş başarısı için çok önemlidir. Çünkü ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz. Bu nedenle, çalışanların performansını izlemeye yardımcı olacak uygulanabilir bir sistem oluşturmak oldukça değerlidir.
Performans takip sistemi, çalışanları başarılı bir şekilde izlemeyi sağlar. Böylelikle duruma göre devam eden süreçte çalışanlarla bir toplantı ve eğitim rutini oluşturulabilir. Aslında performans izleme araçlarının kullanımının işe yaradığı yer de tam olarak burasıdır. Bir çalışanın performans takibini hiç olmadığı kadar kolay yönetilebilir hale getirir. Üstelik firma kültürüne hızlı bir şekilde uyarlanabilir ve performansı izlemek için yeni metrikler verir.
Çalışanların ne denli başarılı olduğu firmanın başarılı olması ile direkt ilişkilidir. Bu doğrultuda her çalışanın yetkinliklerine ve hedeflerine yönelik bir iş planı yapılması gerekir. Bu planın çalışana iletilerek katılımın sağlanması çok değerlidir. Performans takip sistemi tüm bu koşulları sağlarken sağladığı yararlar ise hem kurum hem yönetici hem de çalışan içindir. Dolayısıyla ortak payda olan ve yarar sağlayan firma başarısını getirir. Peki performans takibinin yararları nelerdir? Beraberce bir göz atalım:
Performans takip sisteminin kuruma sağladığı faydalardan bazıları şunlardır:
Çalışanların izlenmesi şirketin kendisi kadar yöneticilere de kolaylıklar sağlar. Sağladığı yararlardan bazılarını şu şekilde sıralayabiliriz:
Performans takip sistemi sanıldığının aksine sadece kuruma ve yöneticilere yararlar sağlamaz. Çalışanlar açısından yararları bulunurken, bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
Son yıllarda ardı ardına gelen teknoloji atakları; herkese her bilgiye ve ürüne ulaşma imkânı tanıdı. Durum böyle olunca ürün tedariki yapan firmaların rekabet ortamı da kızıştı. Dolayısıyla firmaların bu rekabette içerisinde rakiplerinin bir adım ötesine geçmesi zorunlu bir hale geldi. Bu da yüksek verimlikte, kusursuz bir üretim yapmaları ve cazip fiyatlarla müşterilerine sunmaları ile gerçekleşir. Sağlanması gereken bu koşulda üretimdeki bir saniyenin bile boşa geçmemesi ve personel kapasitesinin en yüksek verimlilikle kullanması şarttır. İşte bu anlamda performans yönetimi nasıl yapılır sorunu ayrı bir anlam kazanır.
Performans takip sistemi farklı sektör dinamiklerine sahip şirketlerin çalışan başarılarını ölçmede etkili çözüm sunan bir araçtır. Bir firmanın çalışanlarının performansı genel anlamda yıllık olarak izlenmektedir. Çalışanların yetkinlik ve hedeflerinin ölçümlendiği bu süreç, böylelikle objektif bir değerlendirme imkânı sunar. Ardından geliştirme sürecine dair adımlar atılmaktadır. Performans yönetimi yapılırken başarılı olması için bazı süreçlerin tamamlanması gerekir. Böylelikle işletmenin belirlenen hedefe yaklaşıp yaklaşmadığı belirlenebilmektedir. Aynı zamanda kaynak ihtiyacı tespit edilirken üretim sürecinin gidişatı da gözlemlenebilir.
Etkili bir performans yönetiminde birbiri ile entegre süreçler vardır. Öncelikli olarak çalışanların performanslarının tayin edilmesi gerekir. Ardındaki süreçlerde planlama yöntemleri belirleme, ölçme, değerlendirme, elde edilen sonuçlarla ilgili geri bildirim ve koçluk yapılması gelir. Süreçleri kısaca açıklamamız gerekirse şu şekilde tanımlayabiliriz:
Performans planlama süreci, bir proje veya organizasyonun başındaki hedef belirleme sürecidir. İşletmenin stratejik hedefleri ve çalışanın performans kriterlerine göre bu hedefler tespit edilmektedir. Yönetici ile çalışan arasında yapılmaktadır. Planlama yapılırken gerçek ve ulaşılması mümkün hedefler konulması gerekir.
Performans ölçek için hangi yöntemlerin kullanılacağına dair seçimler yapılmasıdır. Sektörün, organizasyonun ve çalışanın dinamikleri göz önüne alınarak bu tekniklerin seçilmesi önerilmektedir. Aksi takdirde nihai sonuç yeterli değildir.
Çalışanın belirlenen süre içerisinde performans ölçümünün yapıldığı süreçtir. Başlangıç ve bitiş süresiyle bağlantılı olarak firma hedeflerine yönelik çalışanın çabalarını ölçmektedir.
Çalışanların performans sonuçları geri bildirim olarak bir ara görüşmede çalışana bildirilmektedir. Böylelikle dönem sonu ulaşılmak istenen hedefler için çalışan motive edilmektedir. Geri bildirim sürecindeki bildirimler olumlu ve olumsuz olarak her yönüyle çalışana aktarılmaktadır.
Performansın yükseltilmesi için çalışana gerekli yönlendirmeler ve bilgilendirmeler yapılır. Böylelikle onun performansının yükselmesi ve hedefe ulaşması sağlanmaya çalışılmaktadır.
Ölçüm yapılan organizasyon veya proje sonundaki performans takip sistemi sonuçlarına göre çalışan ödüllendirilir. Kaynak tanıma, kariyerinde ilerleme, ücretlendirme ve terfi imkânı sunulur. Bunun yanında bu süreç firma dinamiklerine göre birçok farklı şekilde kurgulanabilmektedir.
Performans yönetimi yapılırken bu süreçlerle yönetilmesi çalışanın durumunu değerlendirmek için net veriler alınmasına yardımcı olur. Başarıya ulaşılmasından en önemli kriterlerden biri olan doğru hedef koyma ve etkin bir planlama sürecini kolaylaştırır. Ayrıca alanında etkin ve zor yetişen bir personelin firmada uzun süreli çalışmasını sağlar. Bunun yanı sıra firmadan kopuşları önleyerek üretim kayıplarının önüne geçebilmektedir.
Personel performans kriterleri takip sistemleri ile belirlenir. İşgücü planlanmasında doğru kararlar vermeye yardımcı olan performans takip sisteminin aynı anda sınırsız sayıda birçok işlem yapmaya olanak sağlaması gerekir. Böylelikle ileriye dönük firmanın büyüme potansiyeline ayak uydurabilir. Nitekim daha büyük proje ve organizasyonlara uyum sağlar ve yenilenmesi gerekmez. Peki çalışanlarınızı izlemenize yardımcı olan personel performans sisteminin hangi kriterlere sahip olması gerekir? İşte iyi bir performans takip sisteminin sahip olması gereken kriterler:
Yukarıda belirttiğimiz kriterlere sahip bir personel takip sistemi hedefe en kısa sürede ulaşmaya yardımcı olabilmektedir. Aynı zamanda bunu sağlarken zaman kayıplarını önlemektedir. Sonuç olarak ortaya çıkabilecek olası zararlar ile fireyi minimuma düşürmektedir.
Personel performans değerlendirme veya analizi birçok firma için hayati önem taşıyan bir konudur. Bu kavram ilk olarak kamu kuruşlarında çalışan personelin performanslarının değerlendirilmesi aşamasında hayata geçirilmiştir. Ancak sağladığı faydalar ile günümüzde özel şirketlerde kemikleşmiş bir sistem haline gelmiştir. Personel performans analizi yapılırken farklı yöntemler seçilebilmektedir. Bu şirket profili, çalışan profili, işin niteliğine ve çıkacak sonuçların mahiyetine göre bir yöntem olması gerekir.
Yapılan analizin yeterli bilgi sağlaması ve doğru karar vermeye yardımcı olacak düzeyde bilgiye sahip olması gerekir. Aksi takdirde analiz yanlış yapılırken, yarar beklentisi tersine döner. Bu yüzden performans takip sistemi ile elde edilen verileri analiz etmek, en az doğru veri elde etmek kadar önem arz etmektedir. Ayrıca analiz yaparken farklı yöntemler vardır. Bu yöntemler arasında temel olanları şu şekilde kategori edebiliriz:
Projeye ve organizasyonun başında belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığına bakılmaktadır. Değerlendirme iki tarih arası yapılır. Kişinin önceki projelerdeki geçmiş verileri de ele alınarak analiz tamamlanmaktadır.
Farklı çalışanların performansları karşılaştırılarak yapılan analizlerdir. Elde edilen sonuçlarla bir sıralama yapılmaktadır. Uygulama açısından pratik sunmasına rağmen sübjektif sonuçlar içermesi nedeniyle kullanım alanları kısıtlıdır. Bu kategori şu tekniklerle yapılabilmektedir:
Performans analizi yapılırken her çalışanın iş tanımı ve kendi öz niteliklerini değerlendirilerek yapılmaktadır. Bu kategoride yer alan başlıca teknikler;
Performans takip sistemi içerinde her değerlendirilen bireye ait raporlama yapma imkânı sunar. Proje, unvan, kurum, rol gibi farklı birçok kritere yönelik raporlar alınabilmektedir. Nitekim elde edilen bu raporlar çalışan ve yöneticiler tarafından görülebilirken, genelde otomatik mail yoluyla geri bildirim sağlanır. Bu geri bildirim ara dönemde yapılmakta olup rapor alınan dönem ile proje tamamlanacağı süre arasındaki performansın artırılması hedeflemektedir. Ancak bu hedefe ulaşılması için raporun bazı kriterleri sağlaması gerekir. Bir personel performans raporunda bulunması gereken bölümler ve kısaca açıklamaları şu şekildedir:
Hedeflere ve yetkinliklere dair açıklamaların bulunduğu bölümdür. Bu bölümde kaynak sayılarına ve kişinin yetkinliğine göre hedef bazlı olarak bilgiler bulunmaktadır.
Hedef ve yetkin bazlı değerlendirme sonuçlarına yer verilmektedir. Ayrıca değerlendirme yapılan çalışanın hedeflerden aldığı puanlar; yetkinliklerine ve etki yüzdelerine göredir.
Çalışana öz farkındalık kazandırma amacıyla bu bölümde farklı bir puanlama yapılmaktadır. Bu puanlama diğer kaynaklar ve kişinin kendisi tarafındandır.
Çalışanların sahip olduğu her yetkinliğe göre gösterdikleri davranışlara puanlama yapılmaktadır. Ayrıca kaynaklar tarafından sorulan sorulara verilen cevaplara göre puan verilmektedir.
Bireyin davranış göstergeleri olan sorulara verilen cevaplara yapılan puanlamadır.
Analiz sonrası tüm değerlendirmelerin yorumlaması yapılmaktadır.
Analiz sonrası çalışanın gelişimine ve kariyer planlamasına dair yapılan yorumlar ve planlamalardır.
Personel ile birebir yapılan geri bildirim sürecidir. Bu yüzden boş tutulan bu bölüm çalışanla görüşme esnasında doldurulmaktadır.
Öncellikle bilinmelidir ki; başarılı hazırlanmış bir performans takip sistemi firmalarda göz ardı edilen ve üstü örtülü olan birçok sorunu çözer. Tüm operasyon süreçlerinde her verinin analiz edilmesini sağlar. Bunun yanında ast ve üstler arasındaki iletişim sorunları çözer. Söz konusu sorun genelde önemsiz gibi görünür. Ancak çözülmediği takdirde kopukluklara ve büyük kaos ortamları doğurmaktadır. Ayrıca ölçüm sonucunda bir kişinin performansının kanıtlarla beyan edilmesi onun sebebi konusunda açıklama yapması ihtiyacı doğurur. Böylelikle firma içinde verimliliği düşüren nedenler daha büyümeden tespit edilerek çözüme ulaştırılabilmektedir.
MachBEE Mes & IoT çözümleri; personel performans değerlendirme çözümleri arasında yukarıda belirtilen tüm kriterleri sağlayan bir yazılımdır. İşletmelerde üretim safhasındaki her veriyi analiz etme özelliği sayesinde, yöneticiler için tam anlamıyla joker statüsünde bir takip aracıdır. Profesyonel Türk mühendisler tarafından geliştirilen bu performans takip sistemi ile üretimin her aşamasında çalışan performansı, verimliliği, arıza ve onarım süreçleri pratikçe takip edilebilmektedir. Üstelik endüstriyel 4 ile yenilenen teknolojilere uyum sağlaması ile yeni yatırımlarınızda zaman aşımı sorunları yaşamaz.
İşletmenizde MachBEE’e ile tek bir panelde üretiminizin her safhasına hâkim olabilir, verimliliğinizi üst seviyelere taşıyabilirsiniz. Bunun yanında genel takip sistemleri ile entegre çalışan yapısı sayesinde uzaktan tek tuş ile işlerinizi koordine etme imkânı sunar. Mobil olarak iş talimatlarınızı verebilir, mevcut çalışmaları kontrol edebilir, geri bildirimlerini pratikçe tek tuşla yapabilirsiniz. Bu sayede iş verimliliğini artırabilir, karlılık oranlarınızı yükseltebilir.
Günden güne zorlaşan rekabet ortamında firmanızı güçlendirmek istiyorsanız teknolojiyi en iyi şekilde kullanmalısınız. MachBEE bu anlamda en iyi hazırlanmış performans takip yazılımlarından biri olmasıyla üretimin ilk aşamasından son aşamasına kadar takip etmenize olanak sunar. Nitekim işgücü ve diğer kaynak kullanımlarınızdaki verimliliğini artırarak zamandan tasarruf ettirmektedir. Bunun yanında bunu pratik ve hızlıca yapma şansı sunar.
Performans takip sistemi ile düşen fire oranlarınız sayesinde birim maliyetlerinizde hedeflerinizi yakalamanızı sağlar. Böylelikle kalite, verimlilik anlamında avantajlar sunarak rekabet şansınızı artırır. Şayet sizde işletmenizi başarılı kılmak ve kar ettirmek istiyorsanız MachBEE web sayfamızı ziyaret edebilir, yazılımımız hakkında bilgi edebilirsiniz. Kafanızdaki soruları bize sorarak verimlilik adına etkin adımlar atabilirsiniz.