İç Kontrol Sistemi

Kurumlarda örgütsel amaçların gerçekleştirilmesinde iç kontrol sistemi hayati bir önem taşır. Çünkü günümüz dünyasında başarılı olmanın sırrı kontrol mekanizmalarıdır. “Yönetim kontrol” olarak da adlandırılan bu sistemin, küresel boyutta standartlara oturtulması gerekir. Bu sistem firmanın ayakta kalması adına günümüz değişimlerine ayak uydurabilmesini sağlar. Tamamlayıcı ve ihtiyaçlara uyum gösteren dinamiklere sahip olmaya imkân sunar. Peki iç kontrol sistemi nedir? İşte önemi, unsurları ve kuruluş yöntemleriyle iç kontrol sistemi hakkındaki tüm detaylar…

İç Kontrol Sistemi Neden Önemlidir?

Bir sistem veya aracın önemini ancak onun hakkında detay sahibi olmak ile anlayabilirsiniz. İç kontrol sistemlerinde de durum aynen böyledir. Bir kurumun misyon ve hedeflerine ulaşma sürecini belirli çerçevelere oturtarak güvenli kılan faaliyetlere iç kontrol sistemi denir. Hem personel hem de yönetim tarafından konulan hedefleri kapsar. Bunun yanında iç kontrol sistemleri sadece finansal alanı değil idari süreç, yönetim, strateji ve diğer alanlarını da içermektedir. Bütüncül bir sistem olan bu kontrol mekanizması, firmanın genelini etkileyen bir süreçtir. Dolayısıyla hassasiyetle ele alınması ve kontrolün hakkını verecek şekilde kurulması gerekir.

İç kontrol sistemi firmaların iç işleyişinin bir parçası olan performans yönetimi, stratejik yönetim, finansal yönetim ve kalite yönetimi gibi süreçleri kapsar. Firmaların bu süreçlerindeki raporlamanın yürürlüğe, düzenlemelere ve kanunlara uyum sağlamasıdır. Dolayısıyla tüm süreçlerin makul düzeyde güvence altına alınması gerekir. Bunun yanında dünya çapında “COSO” olarak bilinen iç kontrol sistemi uygulanmaktadır. Ülkelerin kendi iç kontrol sistemleri de bu modele bağlı olarak yürütülür.

İyi kurulmuş bir iç kontrol sistemi kurumu risklere karşı korur niteliktedir. Ancak sadece risklere karşı korumakla kalmaz, hedeflerin gerçekleştirilmesi için de bir araçtır. Dolayısıyla kurumun diğer yönetim sistemleri ile etkileşim halindedir. Sağladığı katkılar ile diğer yönetim sistemlerinin bir varlık sebebi olarak da gösterilebilmektedir. Yani bir firma da stratejik, performans, kalite ve ISO süreçleri her ne kadar bu sistem ile ayrı olsa da iç kontrol sistemi ile sürekli etkileşim halindedir. Özetle firmanın mihenk taşı olan sistemleri destekler konumdadır.

İyi Tasarlanmış İç Kontrol Sistemi

İç kontrol sistemi şayet iyi tasarlanmış ise diğer tüm birimleri olumlu etkiler. Nitekim dolaylı ve doğrudan onların sağladığı faydaları artırmaktadır. Örneğin firmanızın iç kontrol sistemi iyi tasarlanmış ise SWOT analizinde yer alan güçlü ve zayıf yönleri (SW) daha net bir şekilde sağlayabilir. Dolayısıyla işleyişte stratejinin belirlenmesi için gereken verileri daha gerçekçi bir şekilde elde edilmesini sağlar. Böylelikle elde edilecek sonuçlarda elbette daha gerçekçi olur.

Kötü hazırlanmış bir iç kontrol sistemi ise amaçlanan işlevini elbette yerine getirmez. Dolayısıyla işleyişteki riskleri önleyemez. Bununda birlikte diğer yönetim sistemlerinin verimliliğini ve etkinliğini de olumsuz yönde etkileyebilir. Özetle iç denetim tam olarak yapılamaz. Bu yüzden şayet kurumunuzda iç denetim eksikse sadece onun etkilerine değil, diğer sistemlerinizdeki negatif etkileri de düzeltmeniz gerekir. Çünkü bu sistem olumlu veya olumsuz yönde çarpansal bir etkiye sahiptir.

İç Kontrol Sisteminin Temel Unsurları Nelerdir?

Sağlıklı bir iç kontrol sisteminin bazı temel unsurları vardır. Bu unsurların bütünü ise sistemin işleyişindeki teknik ve yöntemlerin belirlenmesini sağlar. İşte firmanızdaki iç kontrol sistemi şayet sahip olması gereken tüm unsurlara sahip değilse, denetimde kullandığınız teknik ve yöntemler eksik olabilir. Dolayısıyla tam amacına ulaşamaz. Bir iç kontrol sistemini oluşturan unsurlar birkaç kategoriye ayrılır. Bu kategoriler ve onları oluşturan faktörler şu şekildedir:

1.    Kontrol Ortamı

İç kontrol mekanizmasının başarılı olmasında ortam çok önemlidir. Çünkü bu ortam işlem yapılan gruba has yöntem ve usullerin belirlenmesi, yenilerinin eklenmesi veya çıkartılması ile politikaların belirlenmesinde yer alan tüm faktörleri ifade eder. Bunun yanında bu ortamı etkileyen faktörler ile etkinliği değişir. Kontrol ortamını etkileyen faktörler şu şekildedir:

• Yönetim felsefesi
• Örgütsel yapı
• Personelin durumu
• Bütçe sistemi
• İşletme uygulama ve politikaları
• İç denetim

2.    Muhasebe Sistemi

Muhasebe; bir kurumun faaliyet ve finansal durumunu belirleyen ve gösteren usul, yöntem ve raporlamaların yapıldığı bölümdür. Şirketin finansal açıdan ne durumda olduğunu, faaliyetlerin başarılı yürütülüp yürütülmediğini belirler. Dolayısıyla hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının belirlenmesini sağlar. Bir firmanın can damarıdır denilebilir. Çünkü hizmet amacıyla üretilen ürün veya hizmetin kârlılık getirip getirmediğini belirler.  Belirli usul ve yöntemlerle oluşması gerekirken bunlar şu şekilde sıralanabilir:

• Yapılan işlemlerin zamanında kayda alınması
• Belirlenen çerçeveye göre değerlendirilmesi
• İşlemlerin belirlenen kriterlere göre sınıflandırılması
• Bütün faaliyetlerin kaydının tutulması
• Gerçek işlemlerin kayda alınması

3.    Kontrol Teknikleri

İç kontrol sisteminde yönetimin kontrol ortamına katkıda bulunduğu usul ve yöntemler bulunmaktadır. Bu usul ve yöntemler kısaca şu şekildedir:

• İşleyiş süreçlerindeki tüm işlemlerin yönetimin yetkilendirdiği şekilde yapılması
• Yürüyüş içerisinde yeterli seviyede iş bölümü olması
• Varlıkların kullanımı ve belirlenen kayıtlara erişim yetkisinin belirlenmesi
• Kayıt altına alınan varlıkların beyan edilenler ile karşılaştırılması

Bir firmanın iç kontrol sistemi kendi sektör dinamiklerine göre değişkenlik gösterir. Dolayısıyla her firmanın iç kontrol sistemi farklıdır. Çünkü kurumlar ve kontrol şekilleri o kurumun yapısına, firma kültürüne ve yönetimde benimsediği felsefeye göre değişir.

Şirketlerde İç Kontrol Sistemi Nasıl Kurulur?

İç kontrol sistemi, bir firmanın faaliyetleri ile ilgili bilgilerin doğruluğunu ve güvenilirliğini denetler. Bu doğrultu da yürürlükteki mevzuatlara uygunluk ve işletme politikasına olan tutarlılığı ölçer. Aynı zamanda işletme kaynaklarının verimli ve ekonomik kullanılıp kullanılmadığını incelemektedir. Yaptığı tespitler ve beraberinde öneriler ile yönetimin bilgi akışını sağlar. Neticesinde de alınacak kararlara yön verir. Peki şirketlerde iç kontrol sistemi nasıl kurulur?

Sağlıklı bir iç kontrol sisteminin belirli aşamalar ile kurulması gerekirken sahip olması gereken bazı özellikler vardır. Bir yönetim kontrol sisteminin sahip olması özellikler şu şekildedir:

• Yürütülen faaliyetlerin verimli ve etkin olması gerekir.
• Çıkarılan mali raporların güvenirliğini sağlamalıdır.
• Mali raporlar açık şekilde kayda alınmalıdır.
• Yürürlükte bulunan mevzuatlara uygun yapılandırılması gerekir.
• İşletme varlıklarını koruması gerekir.
• İşletme faaliyetlerinin verimli ve etkinliği, şirketin hedeflerine ulaşma seviyesi, performansı vb. gibi temel işlem hedefleri ile ilgili olmalıdır.
• Firma varlıklarını güvence altına almalıdır.

Sektörel bazda iç kontrol kurulum aşamaları değişkenlik gösterir. Ancak atılan adımlar genel anlamda birbirine yakındır. İç kontrol sisteminin kurulum adımları şu şekilde sıralanabilmektedir:

• Öncelikle firmanın sahip olduğu durumu tespiti etmelisiniz. Şayet mevcut yönetmelik ve prosedürler varsa yeterlilikleri kontrol ederek gerekiyorsa revizeleri yapılmalıdır.
• İş akış süreçlerinin gelişim ve değişim grafiği belirlenir. Sonrasında olası riskleri hesaplanmalısınız. İşletmenin genelinde ve birimler olarak çıkarılan riskler analiz edilir.
• Firmaya özgü iç kontrol kriterleri belirlendikten sonra onaylanır.
• Çalışanlara iç kontrol detayları hakkında bilgi aktarılır.
• Kurulan kontrol sisteminin verimli çalışıp çalışmadığı izlenir.
• İç kontrol kriterlerinde yer alan kriterlere uyumluluk fiili olarak denetlenir.
• Yapılan kontroller sonucu elde edilen tespitler ışığında öneriler hazırlanır.
• Çıkarılan öneri raporu yönetime verilir.

İç kontrol süreci firma personellerinden bir veya birkaç kişiye verilmemelidir. Çünkü bir firmanın işleyişinde risk teşkil eden eylem, sistem, süreç, politika ve uygulamaların tamamını kapsamaktadır. Dolayısıyla verimlilik adına oldukça önemli olup bunun yanında yasal dayanağı da vardır. Özetle üst düzey bir yönetsel kontrol mekanizmasıdır. Bu yüzden konu ve yönetmelikler hakkında detaylı bilgi sahibi kişilerin oluşturduğu ekip tarafından kurulmalıdır.

Fabrika Üretim Kontrol Sistemi

Uluslararası standartları sağlamak için belirli çerçeveler oluşturulması gerekir. Fabrika üretim kontrol sistemi de işte böyle bir organizasyondur. Factory Production Control (FPC) olarak anılan bu sistem devletlerin bünyelerinde bulunan enstitüler ile firmalar arasında bir köprü vazifesi görür. Görev tanımı ise kısaca; imalatçı firmaların üretim süreçlerini kendi bünyelerinde istikrarlı olarak kontrol etmeleridir. Ancak bu kontroller belirlenen kriter ve yürürlüğe göre yapılması gerekir. Aynı zamanda yazılı yönergeler ve prosedürler ışığında da raporlanması şarttır.

Fabrika üretim kontrol sistemi bir firmadaki üretilen malın kalitesini ortak bir anlayış içerinde üretilmesini sağlayan bir prosedürdür. Üretim kontrol sisteminin etkin bir şekilde işlemesini sağlar. Dolayısıyla ürün ile belirlenen karakteristik özelliklerin sağlanmasına da olanak sunmaktadır. Bir fabrika üretim kontrol sisteminin bu işlevi yürütebilmesi için ise bazı kriterleri sağlaması şarttır. Bu gereklilikler şu şekilde sıralanabilmektedir:

Organizasyon ve Sorumluklar

İşletmenin ürettiği ürünün imalatında görev alacak bütün personellerin görevlerinin belirlenmesi gerekir. Tüm birimler arasında bilgi akışı, ilişkiler, talimat ve bildiriler hazırlanır.

Genel Dokümantasyon

Fabrika üretim kontrolünü sağlayan tüm dokümantasyonların olması gerekir. Bunun yanında güncel olması şarttır.

Üretim Kontrol İşlemleri

Bütün proseslerin kontrolünü sağlayacak şekilde denetlemeler yapılmalıdır. Ayrıca imalatın yapılmasında kaynak olan personel, sarf malzeme, hammadde kayıtlarının da tutulması gerekir.

Doğrulama İşlemleri

Bir ürünün fabrika üretim kontrol sistemi teknik şartnamesinde belirtilen kriterlere uygun olup olmadığı firma tarafından belirlenmelidir. Bunun için gereken ekipman, kalibrasyon, doğrulama, bakım, deney ve kontroller yapılmalıdır.

Uygunluğun İzlenmesi

Üretimdeki ürünün şartnameye uygun olup olmadığı izlenmelidir. Bunun üretim aşamasında ara ve temel aşamalarda yapılması gerekir. İzleme işlemi rastgele, örnekleme ve prosese göre numuneler alınması şeklindedir. Ayrıca yapılan bu izlemelerin ne zaman ve hangi sıklıkla yapılacağı önceden belirtilmelidir. Bunun yanında yapılan kontroller de kayıt altına alınmalıdır.

Deney Yapılması ve Kayıtları

Ürünün şartnameye uygun olup olmadığını belirlemek için bazı periyotlarda deneyler yapılmalıdır. Ayrıca yapılan deneylerin sonuçlar kanıt niteliğinde olacak şekilde kayıt altına alınarak saklanmalıdır.

Uygun Olmayan Ürün ile İlgili Prosedür

Ürün ile ilgili deney sonuçları şayet prosese uygun olmadığını gösteriyorsa en kısa zaman düzeltme işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Ayrıca aynı sorunun yaşanmaması için önlemler alınmalıdır.

Doğrulama İşlemleri

İmalat aşamasında yapılan kontrol sonuçlarının belirlenen prosedüre göre değerlendirilmesi gerekir. Bunun ayrıca belirlenen periyotlarda kayıt altına alınması gerekmektedir.

İzlenebilirlik

İmalattaki izlemelerin her bir parti ve ürün çeşidine göre yapma, tanımlama ve ayrıntılarının raporlaması gerekmektedir.

Bir firma fabrika üretim kontrol sistemi kısaca FÜK yönetmeliklerinin yerine getirmek için kendi personelleri görevlendirmektedir. Ancak bu personellerin öncelikle bu konuda yetkinlik kazanmaları gerekir. Ve bu prosese uygun bir üretim yapabilmesi için gereken üretim, personel takip ve otomasyon süreçlerini sağlaması şarttır. Ayrıca kaynaklarının verimlilik takibini yapabilmesi adına araç kontrol sistemi gibi kontrol mekanizmalarına sahip olması da yararlı olur.

Üretim Kontrol Yönetimi Nedir?

Üretim çok meşakkatli ve yakından izlenmesi gereken bir süreç. Ancak son teknolojiler sayesinde bunu yapmanız zor değil. Bunun yanında bir ürünün en düşük maliyetle, istenen kalite, miktar ve zamanda çıkarılması için üretim kontrol yönetimi yapılması ise şarttır. Bir firmanın üretim sürecini bu şartlarda sürdürebilmesi için işgücü, makine ve malzeme gibi bütün kaynaklarını planlaması gerekir. Ayrıca üretim sürecinde kontrol etmesi ve süreci geliştirmesi de şarttır.

Üretim kontrol yönetimi; işte imalat sürecini maliyet, zaman, kalite ve miktar açısından optimize edilmesini sağlayan bir kontrol sistemidir. İmalatınızın planlama, uygulama ve kontrol edilmesini sağlayan bir araçtır. Aynı zamanda imalat sürecindeki tüm işlevlerin kaydının tutulmasını sağlar. Sonrası üretimler için kayıtların saklanması ve analiz edilmesi de bu sistemin işlevidir. Bir imalatta sağlıklı geri beslemenin yapılması açısından önemlidir bir araçtır.

Kısaca üretim kontrol yönetimi işletme içindeki ve dışındaki kaynakların akışını planlamak ve kontrolünü sağlamaktır. Üretim kaynaklarının sürekli ölçülmesini sağlarken, aynı zamanda kontrol altında tutar. Dolayısıyla tüketicilerin talep ve ihtiyaçlarına hitap eden ürün elde edilmesine yardımcı olur. Kaliteyi artırırken, maliyetin geliştirilmesini sağlar. Bunun yanında revizyon, yenileme, bakım ve arıza şartlarında öngörülerde bulunurken yatma süresini de azaltır.

Üretim Planlama ve Kontrol Nasıl Yapılır?

Siparişin alınmasıyla başlayan bir süreç olan üretim planlaması, sağlıklı yapıldığı takdirde firmayı hedefine taşır. Çünkü en kısa zamanda en az maliyetle üretim yapılmasına katkı sağlar. Amaç ve faaliyetlerin aynı çizgide gitmesine önderlik eder. Üretim planlama ve kontrol, sipariş için işletmenin ihtiyaçlarının tespit edilmesini sağlar. Ürünün hedeflenen kalite, miktar ve maliyette yapılmasına yanında stok yapılmasını önler.

Üretim planlamasının temel amacı siparişin yerine getirilmesi için üretim süreçlerinin belirlenmesidir. Bunun yanında planlama, satış tahminleri ve kabul edilen siparişler üzerine yapılmaktadır. Şayet doğru bir planlama yapılırsa minimum stok ile müşteri beklentileri karşılanabilmektedir. Mesela fire hesaplaması yapılarak siparişin tam istenen miktarda üretilmesi sağlar. Bunun yanında şayet gerekiyorsa farklı tekniklerin kullanımı ve ilave makine açılmasına karar vermeniz gerekir.

Kontrol ise başlangıç aşamasında planın tutarlılığını denetleyen bir süreçtir. Yani planlama başlangıçta, kontrol aşaması ise arada veya üretim sonundadır. Bu iki sürecin eşzamanlı yürütülmesi üretim kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlarken, odaklanılan hedefe ulaştırır. Böylelikle uygun maliyetlerde üretime imkân tanır. Kalıcı müşteri portföyünü de güçlü temellere oturtur.

Kontrol Yönetimi için Çözüm: MachBEE

Firmalar için kontrol sistemleri hayati önem taşır. Çünkü üretim takibi, personel performans takibi ve ERP ve gibi sistemler, prosedürler gereği yerine getirilmesi gerekenleri gerçekleştirmeye imkânı tanır. Mesela iç kontrol sistemi gereği yerine getirilmesi gereken tüm şart ve prosedürler için uygun zemini hazırlar. Kaynakların verimliğine dair ise iddialı bir adım attırır. Ancak kontrol sistemlerinin MachBEE gibi gereken tüm kriterleri sağlayan bir yazılım olması şartıyla.

MachBEE üretim planlaması ve kontrol aşamalarında gereken tüm izlemeleri, raporlamaları ve prosedür şartlarını yerine getiren özelliktedir. Bu sayede minimum kaynak kullanımı ile maksimum verimlilik sağlar. Firma dinamiklerine uyumlu yazılım yapılabilmesi sayesinde ise mevcut sisteme entegre olur. Bunun yanında endüstri 4.0 uyumlu olması sayesinde gelişmekte olan firmanızı ihtiyaçlarını karşılar niteliktedir. Yani ilave personel, makine veya projelerde yenilenmesi gerekmez. Pratikçe yeni duruma adaptasyonu sağlar.

Günümüzde artık bir firmanın sadece yaşadığı ülkenin şartlarına uyum sağlaması yeterli değil. Çünkü hayatta kalması için iç kontrol sistemi kriterlerine uyum sağlaması gerek. Eğer sizde firmanızın geleceğine dair bir yatırım yapmayı düşünüyorsanız MachBEE’nin kontrol yönetimi için sunduğu çözümlere göz atabilirsiniz. Size sunulan kontrol yönetimi çözümleri ile firmanızın az kaynakla, kısa zamanda en kaliteli üretimi yapmasını sağlayabilirsiniz. Unutmayın ki dönem teknoloji çağı; yenilenmeyen ve çağın gerekliliklerini yerine getirmeyenler ne kadar kaliteli ürün veya hizmet sunarsa sunsun piyasadan silinmeye mahkûm. Çünkü amaçlarını başarması için riskleri göğüslemesi ve makul bir güvence ile sunması gerekir. Bu da ancak kontrol sistemleri ile sağlanmaktadır.